Cílem projektu bylo vytvořit restaurátorský informační systém pro potřeby Oddělení restaurování, který by umožnil uživatelům zpracovávat restaurátorskou dokumentaci a sledovat průběh procesu restaurování. Součástí implementace databázové aplikace ResIS do systémového prostředí NK ČR bylo stanovení pracovního postupu (workflow), neboť restaurátorská dokumentace je vytvářena se zřetelem na přístupová práva jednotlivých uživatelů. Systém ResIS přispívá k zefektivnění a zpřehlednění procesu zpracování, evidence a sdílení pracovních záznamů mezi Oddělením restaurování, Oddělením rukopisů a starých tisků, Slovanskou knihovnou, Hudebním oddělením a Archivem NK .

Základem systému ResIS je digitální archiv s několika desítkami tisíc záznamů knihovních exemplářů, náhradních nosičů, bibliografických odkazů, s restaurátorskými zprávami a fotografickou dokumentací. Při vytváření systému ResIS bylo nutné zpracovat postup digitalizace fotografické dokumentace na náhradních nosičích, který zahrnuje vybudování archivačního pořádacího systému, jehož součástí je odborné ošetření analogových dokumentačních materiálů, zajištění optimálních podmínek pro jejich uložení a vytvoření systému pro identifikaci náhradních nosičů a digitálních kopií. Textové záznamy, zpracované samostatně v tabulkovém procesoru, lze ve formátu CSV importovat do systému speciálně vyvinutými konverzními nástroji (Exempláře, Zprávy, Náhradní nosiče, Bibliografické odkazy).

Při vývoji systému ResIS byl kladen důraz na zajištění vzájemné kompatibility dat jak uvnitř systému, tak i při výměně dat s podobně navrženými informačními systémy. Metadatová interoperabilita je plně podporována metadatovým schématem TEI_RESIS, které bylo vytvořeno podle mezinárodního standardu TEI P5 (Text Encoding Initiative). Schéma TEI P5, určené převážně pro popis rukopisů a starých tisků, již v sobě zahrnuje některé prvky pro zaznamenání fyzického stavu vzácných knihovních exemplářů, včetně jejich správy a reprezentace na náhradních nosičích. Schéma TEI_RESIS však bylo nutné upravit a rozšířit o soubor metadatových prvků nižší úrovně, pro popis restaurátorské dokumentace a fotografické dokumentace na náhradních nosičích. Výsledné XML schéma TEI_RESIS zachycuje strukturu řešené problematiky, vymezuje vztahy mezi metadatovými prvky a definuje použití specifických atributů. Schéma TEI_RESIS je implementováno do metadatového kontejneru METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), ve kterém jsou kromě popisných, technických a administrativních metadat uložena také metadata strukturální. Zabezpečení dlouhodobé archivace a ochrany dat je jednou z předností systému ResIS.

Klientská aplikace je řešena jako RIA (Rich Internet Application), která vhodně kombinuje výhody tenkého a tlustého klienta. Vzhledem k otevřené struktuře databáze, přepokládanému rozšiřování její funkčnosti a různorodé prezentaci dat je uplatněna vícevrstvá architektura. Komplexní softwarové zabezpečení provozu databázové aplikace a implementaci systému ResIS do síťového prostředí NK ČR realizovala firma COMINT s.r.o..

Celkový proces ochrany a péče o knihovní sbírky je třeba chápat jako komplex činností, jejichž cílem je zabezpečit optimální podmínky uložení knihovních materiálů a tím výrazně zpomalit nežádoucí degradační procesy. Pro dlouhodobé uchování knihovních sbírek je tedy nezbytné eliminovat řadu faktorů, které ohrožující fyzický stav jednotlivých exemplářů. Před odborným ošetřením exempláře je důležité nejprve vyhodnotit jeho fyzický stav a určit příčiny poškození. Při výběru vhodného postupu restaurování se vychází z poznatků získaných studiem funkce a struktury historické vazby, ze znalostí technologie výroby původních materiálů a z praktické aplikace konzervátorský metod. Dokumentace fyzického stavu vzácných exemplářů a konzervátorské průzkumy jsou nedílnou součástí komplexní ochrany fondů.

Národní knihovna ČR se ochranou sbírek, konzervací a restaurováním zabývá již od roku 1950, kdy zde byla založena „Ústřední konservační dílna státních vědeckých knihoven“, dnes Oddělení restaurování Národní knihovny ČR. Oddělení restaurování od samého počátku vyvíjí široké spektrum metod a postupů v oblasti konzervace a restaurování vzácných knihovních sbírek, věnuje se také preventivní ochraně fondů. Odborné restaurování není v současnosti možné bez kvalitní dokumentace.

V Oddělení restaurování NK ČR se nachází unikátní kolekce písemné a fotografické dokumentace, která je pořizována od 60. let minulého století v rozsahu péče o vzácné knihovní exempláře, při konzervátorských průzkumech a výstavách /Condition Reports/. Při konzervátorsko-restaurátorských pracích bývá zpravidla dokumentován původní fyzický stav exempláře, stav během restaurování a po provedeném zásahu. Na fotografickém záznamu jsou zachyceny typologické a konstrukční prvky vazeb, specifické druhy poškození, historické opravy a další zajímavé údaje. Dokumentovány jsou rovněž technologické postupy restaurování a konzervační metody.

Podle tematického hlediska lze fotografickou dokumentaci historických knihovních fondů rozdělit do dvou základních skupin. V početnější skupině jsou zahrnuty fotografické záznamy, které přímo dokumentují obsahovou stránku nebo fyzický stav konkrétních exemplářů. Ve druhé skupině, která má spíše doprovodný charakter, je na fotografických záběrech zachycen způsob ukládání, manipulace, zpracování, vystavování a prezentace historických fondů. Důležitým zdrojem informací o fyzickém stavu primárních exemplářů je oblast tzv. sekundárních obrazových informací. Svým rozsahem je zásadní dokumentace pořizovaná při restaurování vzácných historických exemplářů, dokumentace vyhotovená na objednávku profesionálními fotografy pro výstavní, propagační a publikační účely a pracovní fotografické snímky pořizované pro badatelské určení.

Restaurátorská dokumentace, vedená po desetiletí, je uceleným zdrojem informací o fyzickém stavu primárního fondu. Pořízené záznamy jsou důležité pro badatelské, vědecké a studijní účely, ať už z hlediska kodikologického, typologického nebo právě z důvodů prevence a ochrany knihovních sbírek. Podle písemných a zvláště fotografických záznamů lze porovnávat současný stav exemplářů se stavem dříve dokumentovaným, důležité je přitom časové hledisko pořízení záznamu. Dále je možné z dokumentace historických fondů vycházet při poškození nebo ztrátě primárního dokumentu, při jeho identifikaci, restaurování či případné rekonstrukci.